企業の中でもバックオフィスと呼ばれる「人事労務」と「総務事務」

人数の少ない企業では兼務していることも多い職種ですが、それぞれの業務は似ているようで、実は役割は大きく異なります。

バックオフィスに多くの人員を割けないという企業の事情から、これらの異なる業務を兼務せざるを得ず、担当者の煩雑さが増して労働環境が悪くなるという課題が生じている場合も。

そこで今回は、「人事労務」と「総務事務」の内容について詳しく解説していきます。

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1.人事労務とは一体どんな仕事をしているの？

「人事労務部門」は「人事」「労務」どちらも企業内の”ヒト”に関わる仕事のため、人事部の中で兼任されていることが多いのです。企業によっては、総務と兼任される場合も。

業務内容の境界線がとても曖昧なため、仕事の内容を混同している場合も少なくありません。ここでは、「人事」「労務」それぞれの業務内容について具体的にご説明します。

1-1.従業員の活躍の場を生み、支える「人事」

 人事の役割は、主に従業員が活躍できるような環境を整えることです。

「採用活動」「社内研修」「評価制度」「配属先の決定」など、従業員が働きやすい環境をつくり、管理することを主とします。

直に従業員と関わる仕事であり、また昇進・解雇・転勤など従業員の人生に大きな影響を与える決定を下すこともあります。

従業員が最もよいパフォーマンスを発揮できる環境を見極め決定していくことは、企業の経営にも関わってきます。

人事としての知識や経験はもちろん、人柄や人間性が重視されるのも「人事部門」の業務内容の特性ならではといえるでしょう。

 1-2.従業員の働く環境を整える「労務」

企業によって役割が異なることがありますが、労務の主な業務は労働環境を整えることです。

「給与計算」「福利厚生・各種保険の手続き」「入社・退社の手続き」「就業規則の作成」「従業員の健康管理」「労務トラブルの対応」など従業員が実際に働く上で必要とされる快適な環境を整備するため、企業全体が対象となります。

給与計算や勤怠管理などは、業務の期日が決まっている中で、正確な処理を必要とされる業務です。

入退社や各種保険の手続きも、手続きの内容が複雑だったり必要な書類が個々にある中で期日までに迅速に対応していかなければなりません。

また、従業員の心身のヘルスケアも重要な業務の一つです。年に一度健康診断やインフルエンザのワクチン接種等も計画的に進める必要があります。

2.総務事務とは一体どんな仕事をしているの？

総務事務とは、総務部で働く事務職のことを指します。

総務部は、前述した「人事労務部門」と混同されることもありますが、人事労務部門の対象がヒトであることに対し、総務ではモノを対象としています。　

2-1.そもそも総務の仕事とは？

実は総務部の仕事は、企業の性質や規模により大きく異なります。業務内容も幅広く多岐にわたりますが、主なものは次のとおりです。

・企業の備品、施設設備の管理

企業の備品や施設の管理は、総務部の仕事の一つです。従業員が仕事をする上で必要な各種消耗品の発注・在庫管理からパソコンやプリンターなどの機器のメンテナンス、オフィスの照明・空調・防災設備の維持管理なども行います。

・企業行事・イベントの運営

株主総会・取締役会などの役員会・会議・忘年会・新年会など、企業主催の重要なイベントの運営を担っています。

・社内規定の策定

社内の細々したルールの策定や各種書類のテンプレート化、社内申請ルールの策定など、現状の問題点を洗い出し、規定を改定することも。

・各種問い合わせ窓口対応

従業員の問い合わせの窓口業務の重要な役割の一つ。また、企業の代表窓口として代表電話の対応や来客の対応の窓口となることも。

2-2.総務事務の仕事内容は縁の下の力持ち

総務事務は、前述した総務の仕事の事務作業を担っています。

具体的には、「書類作成」「備品管理・発注」「ファイリング」「オフィス内施設の管理」「社内イベントの企画運営」「郵便物の発送・仕分け」「電話・メール対応」「来客対応」その他、突発的なトラブル対応等多岐にわたります。

総務部が担当している業務を円滑に行うために、実際に細々した作業を行う「縁の下の力持ち」としての役割といえます。

2-3.総務事務としての働きがいやメリットとは？

前述したように、総務事務は全従業員がそれぞれの業務に集中し、より力を発揮できるような環境づくりを陰で支える仕事です。

誰かの力になりたい、サポート業務で企業全体を支えたいという人にはとてもやりがいのある仕事といえるでしょう。

他にも次のようなメリットが考えられます。

・未経験からでもはじめやすくパソコンスキルが向上する

総務事務の仕事をはじめるために特別なスキルは必要ありません。未経験からでもはじめやすく、雇用形態も正社員だけでなく、パート・アルバイト・派遣社員などさまざまです。
オフィスのあらゆる機器を管理する役割もあるため、パソコンだけでなくパソコン周辺機器にも詳しくなります。実際に文書を作成する機会も多いため、WordやExcelを使用するなど実務のスキルも磨かれます。

・基本的なビジネススキルが身につく

総務は企業全体を対象とした業務内容です。社内・社外問わず、さまざまな役職の方とも接する機会が多くあります。
企業の顔としての役割を果たすこともあるため、ビジネスマナーも身につき、コミュニケーション能力も鍛えられるでしょう。

・さまざまな業務を並行して行えるマルチタスク能力

1日中同じ作業は苦手、という人にとっては非常に向いている環境です。
1日の中でさまざまな業務が並行して行われ、対処する能力が求められるので、マルチタスク能力も自然と身についてきます。

3.バックオフィス部門の改革は企業の経営に直結する

人事労務部門・総務事務、それぞれの業務内容をご紹介しました。

企業を運営する上でなくてはならない業務であるがゆえに、業務内容は多岐にわたり、効率化が必要とされることが見えてくるのではないでしょうか。

3-1.「人事労務」「総務事務」共通している課題とは？

「人事労務」「総務事務」それぞれに異なる業務と役割を持っていますが、企業の規模によっては兼務していることも少なくありません。

前述した業務内容から考えると、兼務している場合、業務の煩雑さ、人材不足が課題であることは容易に判断できるでしょう。

では、人材を採用すればいいのかといえば、そう単純な話ではありません。

前述したように、従業員の働く環境をよくするためにはどうしたらいいのかという視点を持った人材をすぐに採用できればよいのですが、多くの場合、採用後に人材を育成する時間を要します。

 3-2.これからのバックオフィス部門に求められるものとは？

「人事労務」「総務事務」などバックオフィス部門は、業務内容が異なりながらも線引きが非常に曖昧であることも課題の一つです。

このような課題を解決するには、バックオフィスの業務効率化が必要不可欠です。

今、どのような業務をおこなっているのか、実際にどの業務が滞っているのか、どんな課題があるのかをすべて洗い出す必要があります。

その上で、ツールを活用したり、システムを導入・自動化するなどを検討してみることも必要でしょう。

3-3.アウトソーシングも手段の一つ　

ツールやシステムの導入も業務効率化につながりますが、アウトソーシングによる外注化も一つの方法です。

特に人事では「人事考課」、労務では「給与計算」「年末調整手続き」など、経験や専門的な知識を要する場合もあります。

安心できる専門家に任せられるところは外注し、企業として本来取り組むべき業務に多くの時間を割り当てたいという動きも増えています。

4.まとめ：「人事労務」「総務事務」のバックオフィス改革に関する相談承ります

今回は、混同されがちな「人事労務」「総務事務」の業務内容の違い、そして課題について具体的にご紹介しました。

今後、人材不足という課題がつきまとう中で必要なのは、バックオフィスの改革です。業務を効率化し、少ない人数でも円滑に業務が進むように仕組みづくりをすることが大切です。

特に事務作業は、業務量が多い中でも自動化やルーティン業務の見直しを図ることで一気に解決する場合もあります。

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